So gehen wir mit Ihren Daten um.

01 Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:

E.T.K Personalberatung GmbH
Schönhauser Allee 163
10435 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 30 4071 9077
E-Mail: kontakt@eltz-personal.de
Website: https://eltz-personal.de

Die E.T.K Personalberatung GmbH betreibt unter der geschäftlichen Bezeichnung „Eltz Personal“ („wir“, „uns“) eine Personalberatung mit Schwerpunkt auf Executive Search und Direktvermittlung von Führungskräften in Deutschland und Europa. Das Unternehmen ist beim Amtsgericht Charlottenburg unter HRB 211673 B eingetragen. Geschäftsführer sind Thomas Ketschler und Christian Berger.

02 Datenschutzbeauftragter

Für datenschutzrechtliche Anfragen steht Ihnen unser Datenschutzteam zur Verfügung:

E-Mail: datenschutz@eltz-personal.de

Post: E.T.K Personalberatung GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter, Schönhauser Allee 163, 10435 Berlin

03 Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Zusammenhängen:

• Bereitstellung und Betrieb unserer Website eltz-personal.de;
• Beantwortung von Anfragen über Kontaktformulare, E-Mail oder Telefon;
• Bewerbermanagement und Personalvermittlung im Rahmen von Suchaufträgen;
• Verwaltung des Arbeitgeber-Portals für registrierte Auftraggeber;
• Analyse und Optimierung des Website-Angebots;
• Einbindung externer Dienste und Inhalte (Schriftarten, Kartenmaterial);
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Betroffene Personengruppen umfassen: Bewerber und Kandidaten, Auftraggeber (Arbeitgeber), Website-Besucher und Geschäftspartner.

Arten der verarbeiteten Daten

Die konkreten Datenkategorien hängen vom jeweiligen Verarbeitungszusammenhang ab:

04 Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten stützen wir auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke eingewilligt haben, z. B. bei der Einreichung Ihres Lebenslaufs oder beim Setzen analytischer Cookies;
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist, etwa zur Durchführung eines Suchmandats;
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für Betrugsprävention, IT-Sicherheit, Qualitätssicherung und die Verbesserung unserer Leistungen, stets unter Abwägung mit Ihren Grundrechten und Grundfreiheiten;
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Erfüllung steuerlicher, handelsrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

05 Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Unsere Website wird auf Servern in Deutschland gehostet. Beim Aufrufen unserer Website werden durch den von Ihnen genutzten Browser automatisch bestimmte technische Informationen an unseren Webserver übermittelt und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts (anonymisiert nach 7 Tagen);
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Name und URL der abgerufenen Datei;
• Website, von der der Zugriff erfolgte (Referrer-URL);
• Verwendeter Browser, Betriebssystem und Bildschirmauflösung;
• Übertragenes Datenvolumen und HTTP-Statuscode.

Die Speicherung dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Sicherstellung eines störungsfreien und sicheren Betriebs der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Hosting-Anbieter

06 Kontaktaufnahme

Wenn Sie per E-Mail, Kontaktformular oder telefonisch mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichtentext sowie ggf. Unternehmenszugehörigkeit) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern sich Ihre Anfrage nicht auf ein Vertragsverhältnis bezieht. In letzterem Fall stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

07 Bewerbermanagement und Personalvermittlung

Kernleistung der E.T.K Personalberatung GmbH ist die Vermittlung qualifizierter Fach- und Führungskräfte. Wenn Sie sich bei uns bewerben oder von uns als potentieller Kandidat identifiziert werden, verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
• Berufliche Qualifikationen: Lebenslauf, Ausbildungsnachweise, Zertifizierungen, Sprachkenntnisse;
• Beschäftigungsbezogene Angaben: Berufserfahrung, aktuelle und gewünschte Vergütung, Kündigungsfrist, Verfügbarkeit, gewünschtes Arbeitsmodell;
• Gesprächsprotokolle und Korrespondenz im Rahmen des Beratungsprozesses;
• Referenzen, sofern Sie uns hierzu ausdrücklich autorisiert haben;
• Angaben zu besonderer Eignung oder Einschränkungen, die Sie uns freiwillig mitteilen.

Weitergabe an Auftraggeber: Ihre Bewerbungsunterlagen werden erst dann an einen konkreten Auftraggeber weitergeleitet, nachdem wir Ihre ausdrückliche und informierte Einwilligung für das jeweilige Mandat eingeholt haben. Ohne Ihre Zustimmung erfolgt keine Profilübermittlung.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO sowie — für die Verarbeitung besonderer Kategorien — Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bewerberdaten inaktiver Kandidaten (keine Interaktion seit 36 Monaten) werden innerhalb von 6 Monaten anonymisiert, sofern keine abweichende Vereinbarung oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Weitergabe und Offenlegung

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Eine Offenlegung erfolgt ausschließlich:

• An Auftraggeber, für die wir ein Suchmandat durchführen — erst nachdem Sie Ihre informierte Einwilligung zur Vorstellung für eine konkrete Position erteilt haben;
• An Auftragsverarbeiter, die durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO gebunden sind;
• An fachliche Berater (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer), soweit für die Geschäftsführung erforderlich;
• An Behörden, wenn ein rechtskräftiger Beschluss oder eine rechtmäßige Anfrage nach deutschem oder EU-Recht vorliegt;
• Im Rahmen einer Unternehmenstransaktion — bei Verschmelzung oder Übernahme informieren wir Sie, bevor personenbezogene Daten übertragen werden.

Auftragsverarbeiter

Internationale Datenübermittlungen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich auf Servern in Deutschland innerhalb der EU/des EWR. Soweit Daten an Auftragsverarbeiter außerhalb des EWR übermittelt werden (z. B. US-amerikanische Cloud-Dienste), setzen wir geeignete Garantien gemäß Art. 44–49 DSGVO ein:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) in der aktuellen Fassung der Europäischen Kommission;
• Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, soweit vorliegend (z. B. EU-US Data Privacy Framework);
• Ergänzende Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und vertragliche Zusicherungen gegen behördliche Zugriffe.

08 Arbeitgeber-Portal

Registrierte Auftraggeber können über unser passwortgeschütztes Arbeitgeber-Portal Stellenprofile verwalten, Kandidatenvorschläge einsehen und den Status laufender Suchmandate nachverfolgen. Wir verarbeiten hierzu Zugangsdaten (E-Mail, verschlüsseltes Passwort), Kontaktdaten der Ansprechpartner sowie Mandatsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zugriffsprotokolle werden zur Sicherheitsüberwachung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für 90 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.

09 Analyse und Optimierung

Zur Verbesserung unseres Onlineangebots setzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Auswertung der Websitenutzung ermöglichen. Die hierbei erzeugten Daten werden in der Regel an Server von Google in der EU übertragen und dort verarbeitet.

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse innerhalb der EU/des EWR gekürzt wird, bevor sie an Google übermittelt wird. Google Analytics wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und dem EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie in der Cookie-Richtlinie. Sie können die Erfassung durch Google Analytics unterbinden, indem Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung installieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

10 Eingebundene Dienste und Inhalte

Zur optimalen Darstellung unserer Website binden wir folgende externe Dienste ein:

10.1 — Webschriften

Wir verwenden lokal gehostete Schriftarten (Geist, Geist Mono). Es findet keine Datenübertragung an externe Server zum Laden der Schriften statt.

10.2 — Kartenmaterial

Auf unserer Kontaktseite ist eine interaktive Karte eingebunden (Google Maps), die den Standort unserer Büros in Berlin, Düsseldorf und Hamburg zeigt. Durch die Einbindung von Google Maps können personenbezogene Daten (insbesondere Ihre IP-Adresse) an Google übermittelt werden. Die Einbindung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder unseres berechtigten Interesses an einer ansprechenden Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11 Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

Sie können jederzeit eine vorzeitige Löschung beantragen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (siehe Abschnitt 13).

12 Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Transportverschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über TLS 1.3;
• Verschlüsselung gespeicherter Daten: Sensible Datenbanken und Backups sind mit AES-256 verschlüsselt;
• Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Berechtigungskonzept nach dem Prinzip der geringsten Privilegien, verpflichtende Multifaktor-Authentifizierung (MFA);
• Regelmäßige Audits: Jährliche Penetrationstests und Schwachstellenanalysen durch unabhängige Sicherheitsexperten;
• Sensibilisierung: Datenschutzschulungen für alle Mitarbeitenden, einschließlich Phishing-Awareness;
• Incident-Response: Dokumentierter Notfallplan mit Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden bei einer bestätigten Datenpanne (Art. 33 DSGVO);
• Vertraulichkeit: Vertraulichkeitsvereinbarungen mit allen Mitarbeitenden und externen Dienstleistern.

Absolute Sicherheit kann trotz dieser Maßnahmen nicht garantiert werden. Wir orientieren uns am ISO-27001-Standard und passen unsere Sicherheitsarchitektur fortlaufend an aktuelle Bedrohungslagen an.

13 Rechte der Betroffenen (Art. 15–22 DSGVO)

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15): Recht auf Bestätigung, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und auf Erhalt einer Kopie;
• Berichtigung (Art. 16): Recht auf Korrektur unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten;
• Löschung (Art. 17): Recht auf Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
• Einschränkung (Art. 18): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen;
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Recht auf Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format;
• Widerspruch (Art. 21): Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen oder für Direktwerbung;
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden;
• Beschwerderecht (Art. 77): Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@eltz-personal.de. Wir beantworten Anfragen innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Ausführliche Informationen zu jedem Recht finden Sie auf unserer Seite Ihre Datenrechte.

14 Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Auffassung sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen. Für die E.T.K Personalberatung GmbH ist dies:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI)
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

Sie können sich alternativ auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitz- oder Beschäftigungsmitgliedstaates wenden.

15 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Neuerungen oder veränderte Geschäftsprozesse anzugleichen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir:

• Das Datum „Stand“ am Seitenanfang aktualisieren;
• Kandidaten mit aktivem Mandat mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail informieren;
• Einen deutlich sichtbaren Hinweis auf unserer Website für mindestens 30 Tage veröffentlichen;
• Frühere Fassungen auf Anfrage bereitstellen.